人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风、业务能力和工作实绩等内容的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用。毕业生档案是学校教学管理部门、人事、组织等部门在学生每学期形成的有关学生个人的学历、学习成绩、政治思想、奖励处分、参加党团组织和体格检查等文件材料，一旦丢失，是很难补回的。
具体地说，个人人事档案主要有六大功能：其一、依据档案内容材料办理相关证明;其二、办理工作调动时需要个人档案;其三、参加公务人员招聘考试，需档案确定身份;其四、办理个人退休手续时，要查看档案记录;其五、专业职称晋升的参考依据;其六、出国政审和公证时，需要查阅个人档案。
毕业生中有一种比较普遍的现象是对档案不了解，也不关心。甚至已经毕业几年，但档案还放在学校，还有的将档案放在家里，更有甚者档案已丢失。也许你一时还用不到档案，但不可能一辈子用不到。等要用的时候再匆忙去找，就相当麻烦了。在国家公务员的选拔，国有企事业单位的招聘，乃至大型民企在招聘时都要审查本人的人事档案，并以其记载的相关信息作为选拔人才的重要依据。另外，如办理职称评定、出具各种相关证明等也都需要本人的人事档案。总之，在现实生活中，人事档案具有不可替代的作用。请各位高校毕业生在毕业的当年内及时到相应的人力资源和社会保障局人事档案管理部门办理人事代理。
最后特别提醒：在三个时间节点，一定要关注自己的档案：
第一个是，毕业就业季，毕业生一定要及时掌握档案去向，并在规定时间内办理报到手续;
第二个是，工作过程中换单位的时候，应及时去相应机构办理档案转递;
第三个是，工作关系转移到其他城市的时候，应及时去相应部门办理档案转递和人事关系转移。
