派发请柬和邀请函：在晚会前两周，由办公室负责写请柬，邀请各学院分管学生工作的书记、辅导员、校学生处人员、校团委老师、各院学生会*和校学生会的主要成员观看演出，以扩大晚会的影响力。请柬由自律会统一负责派发。并发送邀请函到校艺术团和校武术协会，邀请他们各名出一个节目，以活跃晚会现场气氛。
宣传和扩大影响力：由宣传部负责出张海报，条条幅。其中海报于演出前三天贴于北区、南区、昌融公寓等人流量较多的地方；条条幅悬挂于校大礼堂前，条悬挂于映辉楼前，条悬挂于南区，西、北通道各条，条悬挂于昌融公寓。其中张贴和悬挂工作由文艺部和宣传部负责。另外，文艺部干事必须定时地检查海报有否被撕毁，若被撕毁应及时补贴。在晚会的前一周，制作好票据和节目单（（份数以自律会调查礼堂座位数的结果为依据）；节目单此文来源于COME文档频道：份（份数以所邀请的嘉宾人数为依据）。部分票据由自律会派发到各学院学生会，节目单派发给到场嘉宾。由院报《阡陌》记者团负责提前写稿，以便登于各大报刊中，并负责晚会现场的摄影工作。另外，在发送请柬给各院*的同时，以团委学生会名义附一张邀请函
、增加舞台效果：由信息部联系起点美发美容机构，让起点负责晚会所有演员和主持人的化妆，并由起点出一个节目??发型秀。信息部还要负责购买舞台道具，如：礼花爆竹，荧光棒，鲜花，气球，吹泡泡机，万通板m*m等道具，以增加现场火暴气氛。
、现场用品购买：由办公室负责晚会现场用品的购买,其中包括胶卷卷，伏电池个，饮料瓶、哨子个，桶装水桶，院标做背景用的吹塑纸一张。
、礼仪小姐训练与安排：礼仪小姐安排在礼堂入口前和晚会现场各名，入口名礼仪小姐负责迎接嘉宾老师，并带领他们入席；现场名礼仪小姐负责节目单和饮料的分发。另外，女生部还要安排人员负责晚会当天的后台工作。
、晚会的现场座位安排和秩序维持：自律会负责维持晚会现场秩序，另外必须另设一名总负责人，负责整个现场秩序的维持和协调工作，解决突发事件。
、由*团负责对文艺部、自律会、女生部、宣传部、办公室工作的监督、协调和落实。负责整场晚会现场人员的安排各项事宜的分工，协调各部门的工作，解决突发事件。
九、经费预算
现场秩序：包括前后台的秩序
晚会前一周的宣传，包括海报，条幅
场地租用
节目单、请柬、入场卷的设计、印刷
现场摄影
荧光棒，爆竹，气球，鲜花
其他一切不可知费用
