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企业文书管理规则(五)

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企业文书管理规则


□ 文书处理方式

十七条 文书结构

(一)公告:以"主旨""依据""公告事项"三段式斟酌运用。
(二)函、签呈:以"主旨"、"说明"、"办法"、"请求、拟办或建议"三段式斟酌运用。
(三)业务接洽便函:以公文三段式或以条例方式逐点叙述。
(四)采用语体文以达到"简、浅、明、确"的要求,可用表格处理的尽量利用表格。

十八条 信函处理

(一)指名营业、工务、资材及采购人员收受的信函由信封上的记载可认为公务文书者,应视同公务文书拆封,如系私事,再予发还;未能办认为公务文书的信函,经其本人拆封后如系公务文书,应交收发人员依本规则处理。
(二)指名经副理以上人员的信函,迳送其本人,如系公务文书,再交收发人员依本规则办理。

十九条 签呈处理

(一)经办人因特殊案件的处理,需签请主管核示时,以签呈用纸缮写一份行之,签呈经核决并依示办妥后应依类别归档。
(二)经办人签拟后层呈主管核示,如需呈转经(副)理级以上主管核示者(各公司经理室、总经理室以及总管理处各部、室、中心为呈总经理或董事长核示者)则于厂(处)长(部、室主管)签示后,由厂(处)、部(室)收发人员登记于"签呈事务备查表"转呈经(副)理以上主管(各公司经理室、总经理室及总管理处为总经理或董事长)核示,于核示后由厂(处)部(室)收发人员转记"批示"情形,呈送厂(处)长(部室主管)核阅后,交由经办人依示办理,但与会办部门有关者应复印分送会办部门协同处理或备查。经办人办妥后,将签呈交由厂(处)、部(室)收发人员编定档号填记于签呈及"签呈事务备查表"后,签呈依其类别归档。签呈内容不宜为公众周知者,应指定专人专案签办。

二十条 合约处理

(一)订立或修改合约时,经办部门拟稿后判行前,应将文稿转送总管理处法律事务室核稿。判行后依业务需要份数送请缮打、校对、用印。
(二)固定格式的合约书其原稿应依前款规定经核稿判行后使用,经办部门使用时依式填写所需份数呈准后,直接送请用印。
(三)合约书签约代表原稿、正本的保管部门规定。
保管部门收到合约书正本应即贴足印花并予销印后与原稿一并归档。其他业务有关部门均以副本留存备用。

二十一条 副本及图书处理

副本视同正式文书,应依规定处理、归档;各类图书应指定部门集中管理。

二十二条 电报处理

电报视同文书,依本规则办理。

二十三条 文书处理要点

(一)经办文书遇有关系重大足以影响公司权益之重要文件,应将正本妥为保藏,每有应用均以副本或影本层呈处理。
(二)为利文书处理并达分层负责目的,经办人应就内容要点签拟意见或选稿随来文呈部门主管核阅批办,各主管人员应对文案注意见,避免只签名而无意见。
(三)经办、会稿、核稿等人员之答名,应清晰可辨,不得潦草难认。
(四)经办文书应视其轻重而定缓急,如案情涉及其他部门应照会办理,会稿案件会办部门应按速件处理之。

二十四条 文件处理期限

(一)收发人员收文时,原则上应随到随送,不得积压,最迟应于文到一小时送交有关人员。
(二)分文人员的分文时期,由各公司视其收文数量自行订定。
(三)经办人员的处理期限。
.速件、电报、机密文件等应随到随办,于文到一日内处理完毕为原则。?
.一般案件由部门主管斟酌经办人的工作量,指定处理期限,一般以文到三日内处理完毕为原则。,

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