．提出议题。各单位（部门）提出的议题，分管校领导同意后填写党委常委会或校长办公会议题征集单。
．领导审定。秘书负责收集汇总管校领导的意见（议题、参会单位、人员等），及时草拟议题单，经学校办公室主任审核后并报校党委书记、校长审定。
．会议通知。秘书通知参加党委常委会、校长办公会的汇报人和列席人员。
．准备材料。秘书负责印发议题单及会议材料给参会校领导及学校办公室主任（注：各单位或部门需要提交会议审定的议题材料至少提前个工作日报送学校办公室）。
．召开会议。各单位（部门）负责人遵照议题顺序到会汇报，参会领导审议，学校办公室主任做好记录。
．下发决议。需下达的学校办公室秘书根据会议记录填写会议决定通知单，经学校办公室主任审核后送达有关单位（部门）。
．执行决议。各有关单位（部门）须认真贯彻落实党委常委会、校长办公会决议，并将执行情况报学校办公室。
办公楼会议室使用管理规定
来源：学校办公室作者：学校办公室XX--点击：
为了加强对办公楼会议室的管理，提高使用效率，特制定本规定。
一条办公楼会议室由学校办公室统一管理、调配和使用。
二条会议室用于召开党委及其常委会、党委扩大会、校长办公会、党政联席会、中层干部会、全校性会议以及由校领导召集的其他会议，各单位（部门）申请召开的会议、小型报告会、硕士论文答辩会，来访客人的接待等。
三条各单位（部门）临时借用会议室，须向学校办公室提出书面或口头申请，由学校办公室登记、备案，协调使用。
四条会议室内物品为会议专用，未经允许不得随意搬动或拿走，确需借用时要到学校办公室办理相关手续，丢失或损坏要赔偿。
五条与会人员要爱护会议室设施、节约用电。会议结束时，应将桌椅归位、关灯、关空调、电扇、关锁门窗。
