工作分析是确定完成各项工作所需的技能、责任和知识系统的过程，它是人力资源管理的基石。正如一个园丁都知道的那样，"铁锨工夫"不到家会导致花园产出不佳。这涓滴智慧也关系到人力资源管理，"铁锨工夫"就是工作分析，"花园产出"就是人力资源管理实践。除非土地受到适当的耕耘，否则种子不可能开花结果;同样除非有某种恰当的工作分析为土壤，否则许多人力资源管理实践也不可能"开花结果"为竞争优势。成功的人力资源管理实践能导致创造竞争优势的结果产生，适当的完成工作分析则提高人力资源管理实践的成功率。那么，我们如何通过工作分析建立以工作成果为导向的职务说明书?
一、编写职务说明书的方法
一份完整的职务说明书包括：工作名称、工作概述、主要职责、责任清单、上下级报告关系、工作条件、任职资格和绩效期望。其中，任职资格包括必备的任职资格和理想的任职资格两部分。必备的任职资格又包括从事该工作至少要达到的教育水平、工作经历、技术技能和个人特点。在招聘过程中，不具备必备资格条件和应聘者将被淘汰。工作分析是了解工作及内容的第一步。进行工作分析要从工作的角度来思考，而不是从员工的角度来思考。主要责任要从做什么、怎样做、绩效期望的角度去思考。
人力资源管理部要将描写职务说明书的工作任务告诉部门主管及其下属，要详细地向部门主管及下属说明编写职务说明书的目的、方法、程序、要求，以及职务说明书对个人、机构的影响。一般通过两种途径编写职务说明书：
途径A：部门主管给予下属指导后，由下属自己描写职务说明书。其后由部门主管收集，与下属讨论、分析、修订，再由人力资源部确认，呈交高层领导审核。
途径B：主管自己负责描写所有直接下属的岗位，完成后与下属讨论,经修订同意后再由人力资源管理确认并呈交高层领导。
利用从工作分析表中获得的信息编写职务说明书，并把对每一项主要的职责或责任的绩效期望补充进去。记住，需要员工通过阅读这份文件能确切了解这项工作内容以及期望达到的结果，因此，要使描述尽可能具体。对于每项责任至少要写出一种可测量的期望结果，不能量化的最好用描述性的语言。
二、编写职务应注意的问题
1、得到高层管理层的支持
没有管理层的认同和支持，无法有效地完成工作分析及编写职务说明书。组织的人力资源管理部门应协助管理阶层筹划建立政策和确定方向，并且将这个信息传递给整个组织，以获得一致的支持。
2、明确职务说明书对机构管理的重要性
职务说明书是一种重要的管理工具。每一机构的管理阶层都需要去计划，分配工作，继而控制每项工作的进度及成果，所以各层管理人员都需要清楚知道在他的管辖范围内，各下属的任务、职责的分配及工作内容，各成员之间的工作关系，他才可以有效的完成他的管理责任。对一个机构而言，职务说明书可以作为协调各部分运作的基本引导，使得最高管理层能够系统的分配职权、指定责任范围，充分发挥部门间的整体合作机动性。
3、编写职务说明书的要求
职务说明书应清楚、权责明确、具体而简单。在界定工作时，应尽量使用简明的专门动词和名词来描述工作的目的和范围、责任权限的程度和类型、技能的要求等。除了这些还要问下面一些问题：
(1)职务说明书的内容是否清楚?能否由此对该工作有一个基本的了解?
(2)职务说明书中要求的职责和任务是否合理?绩效期望是否现实?有没有需要增减的内容?
(3)在任职资格中，必备的资格条件和理想的资格条件是否合理?有没有需要增减的内容。
4、职务说明书必须随组织机构变化而更新
管理层部门认为，依靠掌握所有的职务说明书便能够改善所有管理问题，管理者必须随组织机构的变化而及时修订职务说明书，如果组织机构改变了，而职务说明书仍是原来一套，其作用就不能发挥出来。久而久之，工作重叠、职责混淆，管理分配不平衡的问题就回出现，而工作缺乏效率、员工缺乏积极性、利润下降等现象亦会相继产生，所以作为人力资源部门的管理者有责任使各部门的领导明白职务说明书的重要性，推动他们的积极性去参与编写、修订及更新职务说明书。
